Stan prawny: sierpień 2026 r. | Materiał informacyjny Fortis Legal

Potocznie mówi się o „rezygnacji z wyjazdu”. Ustawa posługuje się jednak pojęciem odstąpienia od umowy o udział w imprezie turystycznej. Różnica nie jest wyłącznie językowa. Z odstąpieniem wiążą się ustawowe zasady rozliczenia, których nie zastąpi ani dowolna tabela procentowa w ogólnych warunkach uczestnictwa, ani określenie pierwszej wpłaty jako „bezzwrotnego zadatku”.

Najpierw trzeba ustalić, co właściwie się wydarzyło

W języku codziennym niemal każda sytuacja, w której wyjazd nie dochodzi do skutku, bywa nazywana „rezygnacją”. Prawnie mogą to być jednak zupełnie różne zdarzenia, prowadzące do innych rozliczeń.

Innym przypadkiem jest odstąpienie bez opłaty z powodu znaczącej zmiany warunków umowy albo wystąpienia nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności. Dlatego prawidłowe rozliczenie powinno zaczynać się nie od wyboru procentu z tabeli, lecz od kwalifikacji prawnej oświadczenia podróżnego i faktów, które do niego doprowadziły.

Odstąpienie przed rozpoczęciem imprezy – zasada ogólna

Artykuł 47 ust. 1 ustawy stanowi, że podróżny może odstąpić od umowy o udział w imprezie turystycznej w każdym czasie przed jej rozpoczęciem. Uprawnienie nie jest uzależnione od zgody organizatora ani od przedstawienia szczególnej przyczyny.

Nie oznacza to jednak, że każde odstąpienie jest bezkosztowe. Na podstawie art. 47 ust. 2 podróżny może zostać zobowiązany do zapłaty na rzecz organizatora odpowiedniej i uzasadnionej opłaty za odstąpienie. Są to dwa wymagania, które powinny być spełnione łącznie: opłata ma być zarówno odpowiednia, jak i możliwa do uzasadnienia.

Dlaczego dawne tabele procentowe były kwestionowane?

Pod rządami poprzedniej ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych brakowało odpowiednika obecnego art. 47, który wyraźnie regulowałby prawo klienta do odstąpienia w każdym czasie i sposób ustalania standardowych opłat. Rozliczenia oceniano z uwzględnieniem ogólnych zasad prawa cywilnego oraz przepisów o niedozwolonych postanowieniach umownych.

Do rejestru klauzul niedozwolonych trafiały postanowienia przewidujące automatyczne potrącenia określonego procentu ceny – nierzadko 80%, 90% albo 100% – wyłącznie w zależności od liczby dni pozostałych do wyjazdu. Kwestionowano także konstrukcje łączące procent z dodatkową opłatą manipulacyjną albo przewidujące utratę całej wpłaconej kwoty bez odniesienia do ekonomicznych skutków niewykonania umowy.

Historyczne orzeczenia i decyzje pozostają ważnym punktem odniesienia, ale nie wolno przenosić ich tez mechanicznie na obecny stan prawny. Ustawodawca unijny, a następnie polski, świadomie dopuścił standardowe opłaty za odstąpienie. Nie oznacza to jednak legalizacji dowolnej tabeli procentowej.

Dwa sposoby ustalenia opłaty za odstąpienie

Obowiązująca ustawa przewiduje dwa podstawowe modele. Pierwszym jest zastosowanie standardowych opłat określonych wcześniej w umowie. Drugim – indywidualne obliczenie opłaty, gdy umowa nie zawiera takiej skali.

Obecny mechanizm nie jest więc dokładnie tym samym co dawna formuła „zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów”. Ustawa wychodzi od ceny imprezy i nakazuje uwzględnić to, czego organizator nie będzie musiał wydać, oraz to, co uzyska dzięki wykorzystaniu zwolnionych świadczeń w inny sposób. Znaczenie może mieć zatem nie tylko suma faktur już zapłaconych dostawcom.

Procent w OWU może być zgodny z prawem – ale nie może być przypadkowy

Artykuł 47 ust. 3 pozwala określić w umowie opłatę zależną od czasu, w którym nastąpiło odstąpienie, spodziewanych oszczędności kosztów i spodziewanego dochodu z alternatywnego wykorzystania usług. Dyrektywa 2015/2302 mówi w tym kontekście o rozsądnych, standardowych opłatach za rozwiązanie umowy.

Dwie tabele mogą wyglądać niemal identycznie, a mimo to ich ocena prawna będzie inna.

Problemem nie jest zatem samo użycie procentu. Problemem jest brak ekonomicznego i prawnego uzasadnienia jego wysokości. Nie wystarczy także dopisać do OWU zdania, że tabela „została sporządzona zgodnie z ustawą”, jeżeli za tym stwierdzeniem nie stoi rzeczywista kalkulacja.

Dane historyczne – ważne, ale ustawa nie wymienia ich wprost

Ani art. 47 obowiązującej ustawy, ani art. 12 dyrektywy 2015/2302 nie posługują się literalnie określeniem „dane historyczne”. Przepisy odnoszą się do wartości spodziewanych: oszczędności kosztów oraz dochodu z alternatywnego wykorzystania usług.

Dane historyczne są jednak naturalnym sposobem rzetelnego prognozowania tych wartości. Organizator może przeanalizować poprzednie sezony i ustalić między innymi:

• w jakich terminach dostawcy zaczynają naliczać koszty anulowania;
• jaka część biletów, noclegów i innych usług ma charakter bezzwrotny;
• ile zwolnionych miejsc udaje się ponownie sprzedać;
• jak zmienia się możliwość odsprzedaży wraz ze zbliżaniem się terminu wyjazdu;
• jakie koszty zmienne nie powstają, gdy liczba uczestników się zmniejsza;
• jakie koszty pozostają niezmienne niezależnie od liczby uczestników.

Tak opracowana historia nie stanowi celu samego w sobie. Jest materiałem pozwalającym oszacować przyszłe skutki odstąpień i obronić skalę standardowych opłat.

Jak powinno wyglądać uzasadnienie opłaty?

Na żądanie podróżnego organizator ma obowiązek uzasadnić wysokość opłaty. Odpowiedź ograniczona do zdania „70% wynika z OWU” nie wyjaśnia, dlaczego OWU przewidują właśnie taką wartość.

Zakres uzasadnienia zależy od zastosowanego modelu. Przy rozliczeniu indywidualnym powinien obejmować elementy kalkulacji konkretnej imprezy. Przy tabeli standardowej organizator powinien wyjaśnić metodę ustalenia stawki, rodzaje kosztów występujących na danym etapie i przyjęte założenia dotyczące oszczędności oraz ponownego wykorzystania usług.

Nie oznacza to automatycznie obowiązku przekazywania podróżnemu wszystkich umów handlowych, danych innych klientów, pełnej księgowości czy informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Uzasadnienie musi być jednak na tyle konkretne, aby można było ocenić, czy zastosowana opłata rzeczywiście realizuje ustawowy mechanizm.

Opłata manipulacyjna – osobna należność czy część opłaty za odstąpienie?

W OWU nadal spotyka się postanowienia przewidujące np. 150 zł opłaty manipulacyjnej od osoby, naliczanej obok procentowej opłaty za odstąpienie. Sama nazwa nie tworzy jednak odrębnej podstawy prawnej.

Organizator może ponosić koszty administracyjne związane z przyjęciem oświadczenia, kontaktem z dostawcami, zmianą rezerwacji i przygotowaniem rozliczenia. Jeżeli koszty te mają zostać przeniesione na podróżnego, muszą mieścić się w odpowiedniej i uzasadnionej opłacie z art. 47. Osobna stała kwota staje się ryzykowna, gdy:

• jest pobierana niezależnie od rzeczywistego modelu obsługi;
• nalicza się ją od każdej osoby, mimo że wykonywana jest jedna czynność dotycząca jednej umowy;
• te same koszty zostały już uwzględnione w standardowym procencie;
• opłata obowiązuje również wtedy, gdy ustawa przyznaje prawo odstąpienia bez ponoszenia kosztów;
• organizator nie potrafi wyjaśnić jej wysokości.

Zaliczka, przedpłata i zadatek – podobne ekonomicznie, różne prawnie

W dokumentach organizatorów pierwsza wpłata bywa określana jako zaliczka, przedpłata albo zadatek. Nie są to synonimy.

Przedpłata jest neutralnym określeniem środków uiszczanych na poczet ceny przed wykonaniem imprezy. Zaliczka również stanowi część przyszłego świadczenia i co do zasady podlega uwzględnieniu w końcowym rozliczeniu. Zadatek jest natomiast instytucją prawną uregulowaną w art. 394 Kodeksu cywilnego. W typowym modelu może zostać zachowany w razie niewykonania umowy przez stronę, która go dała, a strona, która sama go wręczyła, może w określonych warunkach żądać sumy dwukrotnie wyższej.

Umowa o udział w imprezie turystycznej podlega jednak szczególnej regulacji. Podróżny ma ustawowe prawo odstąpienia, a jego obciążenie powinno zostać ustalone zgodnie z art. 47. Ponadto art. 54 zabrania pogarszania sytuacji podróżnego w stosunku do standardu ustawowego.

Dlatego samo nazwanie wpłaty „bezzwrotnym zadatkiem” nie pozwala organizatorowi zachować jej automatycznie i niezależnie od ustawowego rozliczenia. Jednocześnie użycie pojęcia zadatku może uruchomić skutki niekorzystne również dla organizatora, jeżeli do niewykonania umowy dojdzie z przyczyn, za które to on odpowiada.

Niska przedpłata nie wyznacza maksymalnej opłaty

Promocyjna zaliczka wynosząca 5% ceny może ułatwiać sprzedaż, ale bywa źródłem nieporozumień. Podróżny zakłada czasem, że odstąpienie oznacza najwyżej utratę wpłaconych 5%. Tymczasem opłata za odstąpienie jest wynikiem rozliczenia całej umowy, a nie tylko sposobem zatrzymania pieniędzy, które znajdują się już u organizatora.

Nie wolno przy tym automatycznie utożsamiać ceny biletu z nieodwracalną stratą. Trzeba sprawdzić taryfę, możliwość zmiany nazwiska, zwrot podatków i opłat, voucher, kredyt u przewoźnika, możliwość wykorzystania biletu w inny sposób oraz wpływ odstąpienia na pozostałe elementy imprezy.

Koszty stałe, koszty zmienne i ponowna sprzedaż miejsca

Nie każdy koszt organizatora znika wraz z odstąpieniem jednej osoby. Wynajem autokaru, praca pilota albo ryczałt za grupę mogą pozostać takie same. Inne świadczenia – posiłek, bilet wstępu czy nocleg rozliczany za osobę – mogą zostać anulowane albo nie zostać zamówione.

Trzeba również uwzględnić alternatywne wykorzystanie usług. Jeżeli miejsce zostanie sprzedane ponownie, organizator uzyskuje wpływ, który powinien znaleźć odzwierciedlenie w rozliczeniu. Nie zawsze będzie nim cała cena nowej sprzedaży, ponieważ mogą powstać dodatkowe koszty sprzedaży lub różnica cen. Nie można jednak pobrać pełnej opłaty od pierwszego podróżnego i jednocześnie pominąć ekonomicznego skutku odsprzedaży tego samego miejsca.

Przeniesienie umowy na inną osobę jako alternatywa

Zamiast odstępować od umowy, podróżny może przenieść na osobę spełniającą warunki udziału wszystkie przysługujące mu uprawnienia, jeżeli osoba ta przejmuje również wszystkie obowiązki. Zgoda organizatora nie jest wymagana.

Podróżny powinien zawiadomić organizatora na trwałym nośniku w rozsądnym terminie. Zawiadomienie dokonane nie później niż siedem dni przed rozpoczęciem imprezy w każdym przypadku uważa się za dokonane w rozsądnym terminie. Nie oznacza to, że późniejsze zawiadomienie jest zawsze nieskuteczne – wymaga ono oceny możliwości przeprowadzenia zmiany w konkretnych warunkach.

Jakie koszty może pobrać organizator?

Artykuł 43 ust. 3 jest jednoznaczny: jeżeli przeniesienie powoduje dodatkowe koszty, organizator żądający ich zapłaty ma obowiązek je wykazać. Koszty muszą być zasadne i nie mogą przekraczać rzeczywistych kosztów poniesionych wskutek przeniesienia umowy.

Stała opłata manipulacyjna za zmianę uczestnika jest więc szczególnie ryzykowna. Może okazać się dopuszczalna tylko w takim zakresie, w jakim odpowiada rzeczywistemu, dodatkowemu kosztowi danej zmiany. Samo wykonanie standardowej czynności w systemie rezerwacyjnym nie uzasadnia automatycznie kwoty 150 zł od każdej osoby.

Czy jeden „główny uczestnik” musi pozostać?

Ustawa nie ustanawia ogólnej zasady, zgodnie z którą co najmniej jedna osoba z pierwotnego składu musi uczestniczyć w imprezie. Warunek tego rodzaju nie powinien być wprowadzany wyłącznie po to, aby ograniczyć możliwość przeniesienia.

Ocena wymaga jednak ustalenia, kto jest stroną umowy, ilu podróżnych obejmuje umowa i czy dochodzi do przeniesienia całej pozycji kontraktowej, czy jedynie zmiany jednej osoby w grupie. Znaczenie mogą mieć również obiektywne warunki udziału, termin zawiadomienia i ograniczenia dostawców. Żaden z tych elementów nie tworzy jednak automatycznej reguły „jedna pierwotna osoba musi zostać”.

Czy cenę wolno przeliczyć według aktualnego cennika?

Co do zasady nie. Osoba przejmująca wstępuje w istniejące prawa i obowiązki. Nie zawiera nowej umowy według ceny obowiązującej w dniu zmiany. Organizator może żądać nieuiszczonej części pierwotnej ceny oraz rzeczywistych, zasadnych kosztów przeniesienia.

Jeżeli jednak zmiana wymaga zakupu nowego biletu, ponieważ pierwotny jest nieprzenoszalny, różnica może stanowić rzeczywisty koszt przeniesienia. Organizator powinien wtedy wykazać koszt nowej usługi, brak możliwości wykorzystania starej oraz wszystkie kwoty możliwe do odzyskania. Jest to rozliczenie kosztu zmiany, a nie swobodne przeliczenie całej imprezy według aktualnej ceny katalogowej.

Odstąpienie bez opłaty – nieuniknione i nadzwyczajne okoliczności

Wyjątek od odpłatnego odstąpienia przewiduje art. 47 ust. 4. Podróżny może odstąpić bez opłaty, jeżeli w miejscu docelowym lub jego najbliższym sąsiedztwie występują nieuniknione i nadzwyczajne okoliczności mające znaczący wpływ na realizację imprezy albo przewóz podróżnych do miejsca docelowego.

Nie wystarcza samo wystąpienie niepokojącego zdarzenia. Konieczny jest jego znaczący wpływ na konkretną imprezę lub przewóz. Ocena powinna być dokonywana według informacji dostępnych w chwili złożenia oświadczenia, a nie wyłącznie na podstawie późniejszego rozwoju wydarzeń.

Orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE wskazuje również, że:

• oficjalne ostrzeżenie władz przed podróżą może być ważnym dowodem, ale nie zawsze stanowi warunek konieczny;
• ocena powinna uwzględniać perspektywę właściwie poinformowanego, rozsądnego i uważnego podróżnego;
• w określonych sytuacjach znaczenie mogą mieć indywidualne czynniki dotyczące podróżnego, jeżeli wpływają na rzeczywisty poziom zagrożenia;
• skutki zdarzeń występujących poza miejscem docelowym mogą mieć znaczenie, jeżeli realnie oddziałują na realizację imprezy lub przewóz.

Sama choroba podróżnego, zmiana planów, rozpad związku, brak urlopu albo obawa niezwiązana z obiektywnym wpływem na imprezę co do zasady nie stanowią podstawy z art. 47 ust. 4. Takie ryzyka mogą być objęte ubezpieczeniem kosztów odstąpienia, jeżeli mieszczą się w zakresie konkretnej polisy.

Co zmieni nowa dyrektywa przyjęta w 2026 roku?

Dyrektywa (UE) 2026/1024 zmieniła dyrektywę 2015/2302, ale jej nowe rozwiązania wymagają transpozycji i nie należy przedstawiać ich jako już obowiązujących zasad polskiej ustawy. Państwa członkowskie mają przyjąć przepisy wykonujące dyrektywę do 29 września 2028 r. i stosować je od 29 marca 2029 r.

Nowe brzmienie art. 12 doprecyzowuje między innymi, że:

• możliwość pobrania opłaty powinna wynikać z umowy;
• standardowe opłaty mogą przybrać formę kwot stałych, procentów ceny albo podobnej metody obliczenia;
• nadal muszą być rozsądne i oparte na czasie odstąpienia, spodziewanych oszczędnościach oraz dochodzie z alternatywnego wykorzystania usług;
• zwrot po potrąceniu odpowiedniej opłaty ma następować bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni i bez konieczności wcześniejszego wezwania przez podróżnego;
• zakres terytorialny nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności zostanie opisany szerzej, obejmując również miejsce rozpoczęcia podróży oraz zdarzenia wpływające na podróż do miejsca docelowego lub powrót.

Nowelizacja potwierdza dopuszczalność procentowych i kwotowych tabel, ale nie zmienia ich w dowolne kary za odstąpienie. Przeciwnie – zachowuje wymóg związku ze spodziewanymi skutkami ekonomicznymi.

Termin zwrotu – ważna niespójność obecnej regulacji

Dyrektywa 2015/2302 wymaga, aby zwrot należny po rozwiązaniu umowy, po potrąceniu odpowiedniej opłaty, nastąpił nie później niż w terminie 14 dni. Tymczasem polski art. 47 ust. 6, odczytywany literalnie, odnosi termin 14 dni do zwrotów wskazanych w ust. 4 i 5, czyli przede wszystkim odstąpienia z powodu nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności oraz rozwiązania umowy przez organizatora.

Powstaje przez to wątpliwość dotycząca zwykłego odstąpienia z art. 47 ust. 1. Z punktu widzenia zgodnej z dyrektywą wykładni bezpiecznym standardem pozostaje dokonanie rozliczenia i zwrotu pozostałej części wpłat w ciągu 14 dni. Nowelizacja unijna z 2026 r. usuwa tę niejasność jeszcze wyraźniejszym brzmieniem.

Najczęstsze błędy organizatorów

Jak organizator powinien przygotować prawidłowy model rozliczeń?

1. Oddziel odstąpienie przez podróżnego od przeniesienia umowy, rozwiązania przez organizatora i przypadków bezkosztowych.
2. Zidentyfikuj terminy oraz zasady anulowania poszczególnych usług u dostawców.
3. Podziel koszty na stałe, zmienne, odzyskiwalne i bezzwrotne.
4. Przeanalizuj dane o ponownej sprzedaży miejsc i oszczędnościach z poprzednich okresów.
5. Zbuduj skalę standardowych opłat właściwą dla danego rodzaju imprez, nie dla całej działalności bez rozróżnienia.
6. Opisz w OWU ustawowe podstawy skali oraz prawo podróżnego do uzyskania uzasadnienia.
7. Przygotuj wewnętrzny dokument kalkulacyjny pozwalający wykazać, skąd pochodzą stawki.
8. Usuń automatyczne opłaty manipulacyjne i postanowienia o zadatku, których funkcji nie da się pogodzić z ustawą.
9. Opracuj osobną procedurę zmiany uczestnika opartą na rzeczywistych kosztach.
10. Regularnie aktualizuj model po zmianie umów z przewoźnikami, hotelami i innymi dostawcami.

Lista kontrolna przed rozliczeniem konkretnego odstąpienia

• Czy oświadczenie złożono przed rozpoczęciem imprezy?
• Czy rzeczywiście jest to odstąpienie z art. 47 ust. 1?
• Czy zachodzą przesłanki odstąpienia bez opłaty?
• Czy umowa zawiera standardową skalę opłat?
• Czy skala została zbudowana według kryteriów ustawowych?
• Jakie koszty zostały już poniesione?
• Jakich kosztów organizator nie poniesie?
• Czy można odzyskać cenę biletu, podatki albo inne opłaty?
• Czy zwolnione miejsce zostało lub może zostać sprzedane ponownie?
• Czy możliwe jest przeniesienie umowy na inną osobę?
• Czy opłata przekracza otrzymaną zaliczkę?
• Czy przygotowano uzasadnienie rozliczenia dla podróżnego?

Podsumowanie

Obecne przepisy pozwalają organizatorom stosować standardowe opłaty za odstąpienie, również wyrażone procentowo. Nie jest to jednak powrót do dowolnych tabel znanych z dawnych warunków uczestnictwa. Każda skala powinna odzwierciedlać czas pozostały do rozpoczęcia imprezy, spodziewane oszczędności oraz możliwość alternatywnego wykorzystania usług.

Z punktu widzenia organizatora najważniejsze jest przygotowanie mechanizmu, który można nie tylko wpisać do OWU, lecz także obronić. Z punktu widzenia podróżnego kluczowe jest zrozumienie, że wpłacona zaliczka nie wyznacza automatycznie granicy opłaty, ale również nie może zostać zatrzymana bez prawidłowego rozliczenia.

Najwięcej ryzyka tworzą pozornie niewielkie skróty: „bezzwrotny zadatek”, opłata manipulacyjna od osoby, przeliczenie pakietu według aktualnej ceny albo tabela skopiowana z rynku. Każde z tych rozwiązań może wyglądać praktycznie, dopóki nie zostanie zestawione z konstrukcją art. 43, 47 i 54 ustawy.

Podstawy prawne, orzecznictwo i materiały źródłowe

Stan prawny zweryfikowany na sierpień 2026 r. Nowe rozwiązania dyrektywy (UE) 2026/1024 zostały w publikacji wyraźnie oddzielone od aktualnie obowiązującej polskiej ustawy.

1. Ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 925, w szczególności art. 43, 47 i 54.
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 394 dotyczący zadatku.
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych – archiwalny tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2016 r. poz. 187.
4. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2302 z dnia 25 listopada 2015 r., w szczególności art. 9 i 12 oraz motyw 31.
5. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2026/1024 z dnia 29 kwietnia 2026 r. zmieniająca dyrektywę 2015/2302.
6. Wyrok TSUE z dnia 29 lutego 2024 r., C-299/22, Tez Tour – ocena nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności oraz znaczenie sytuacji konkretnego podróżnego.
7. Wyrok TSUE z dnia 29 lutego 2024 r., C-584/22, Kiwi Tours – moment dokonywania oceny wpływu nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności.
8. Decyzja Prezesa UOKiK nr RLU-25/2012 – historyczna praktyka dotycząca wzorców umownych, opłat za odstąpienie i kosztów zmian.
9. Rejestr klauzul niedozwolonych UOKiK – przykłady dawnych postanowień procentowych stosowanych w turystyce.

Publikacja ma charakter ogólny. Ocena konkretnej opłaty wymaga analizy umowy, OWU, rodzaju imprezy, umów z dostawcami, momentu odstąpienia, możliwości odzyskania kosztów oraz alternatywnego wykorzystania usług.